Просматриваемое

Акт приема передачи документов образец

Акт приёма-передачи товара: в каких случаях и как составлять

Акт приема передачи документов образец

Для получения материальных ценностей от одной стороны договора другой обычно достаточно товарной накладной. Но иногда условия поставки требуют оформления отдельного передаточного документа, удостоверяющего как сам факт перемещения товара и его денежную стоимость, так и качественные характеристики отгруженных ценностей. В таких случаях составляют акт приёма-передачи товара, фиксирующий все значимые для сторон моменты.

В каких случаях необходим акт приёма-передачи

Приём товара только по накладной формы ТОРГ-12 предполагает, что перечисленная в ней продукция поставлена и соответствует указанному в документах количеству. Однако нередки ситуации, когда фактический объём товара отличается от заявленного, пришёл не тот груз, который требуется, или партия оказалась бракованной. Чтобы предъявить претензии поставщику, эти факты необходимо зафиксировать надлежащим образом, а именно, оформив акт приёма-передачи с констатацией всех обнаруженных несоответствий.

Некоторые виды продукции (например, оборудование) всегда передаются по акту, поскольку этого требует сам процесс их приёмки: осмотр, проверка работоспособности и т.д. Если товар отправляется на ответственное хранение, акт составляется с целью описать состояние сдаваемых ценностей, определить условия их содержания и назначить материально-ответственное лицо.

Заключая контракт на поставку, стороны могут сами включить в него пункт об обязательном подписании документа о приёмке товара в момент его передачи заказчику.

Акт приёма-передачи товара обычно прилагается к договору поставки как его неотъемлемая часть. Типовая форма акта содержит следующие данные:

  • название документа;
  • дата и место оформления;
  • информация о сторонах сделки с реквизитами, адресами и контактами;
  • ФИО ответственных лиц, их паспортные данные, на каком основании представляют стороны;
  • номер и дата договора, по которому осуществляется поставка;
  • перечень передаваемых ценностей с указанием ассортимента и количества;
  • качественные характеристики товара;
  • итоговая сумма по стоимости;
  • наличие/отсутствие дефектов продукции;
  • подробный список обнаруженных недостатков;
  • претензии по результатам процедуры приёмки.

По согласованию сторон в акте могут быть отражены и другие вопросы:

  • условия оплаты поставленной партии товара (полная или частичная предоплата, расчёты после получения груза);
  • сроки окончательных расчётов, номера и даты платёжных документов по авансам;
  • вынесение определённых товарных групп, конкретных позиций в отдельные акты.

Как правильно оформить акт приёма-передачи

Поскольку акт – документ двусторонний, на нём должны присутствовать подписи представителей и поставщика, и получателя груза. Прежде чем начинать приёмку товара, необходимо убедиться, что лица, присутствующие от каждой из сторон, имеют полномочия визировать передаточный акт. Подтверждением могут служить:

  • доверенность, выданная работнику фирмы руководителем;
  • приказ о назначении на должность с правом действовать от имени организации;
  • нотариально заверенное поручение для физического лица, представляющего сторону сделки.

Чтобы документально оформить факт получения продукции по договору, необходимо:

  1. Скачать бланк акта приёма-передачи товара и привести его в соответствие с условиями поставки: убрать ненужную информацию, внести пункты, предусмотренные договором.
  2. Как правило, приёмка товара происходит в складских условиях, поэтому подготовленный бланк для ручного заполнения лучше заранее распечатать в 2 экземплярах.
  3. Провести необходимые мероприятия: внешний осмотр, пересчет, взвешивание, сверку позиций и т.д., в зависимости от вида продукции и особенностей установленной процедуры приёма-передачи.
  4. Зафиксировать все обнаруженные дефекты в присутствии представителя поставщика, внести их перечень в акт.
  5. Сформулировать суть претензий, если их нет – подтвердить это письменно: «претензий не имеем».
  6. Согласовать содержание документа, проверить корректность его заполнения.
  7. Скрепить акт подписями и печатями сторон.

Неточности, помарки и ошибки в передаточных документах недопустимы. Если в акте обнаружена ошибка, его нужно переделать до момента подписания.

Акт приёма-передачи, констатирующий, что товар доставлен с нарушениями, с нареканиями по качеству – основание для составления претензионного письма в адрес продавца с требованием замены партии, денежной компенсации. Отправка бракованной продукции поставщику осуществляется по акту возврата (форма ТОРГ-2) с указанием причины обратной отгрузки и детальным описанием всех изъянов.

Если груз был утерян или повреждён во время транспортировки, вопрос с возмещением убытков решается на основании контракта – предусмотрено ли в нем возмещение убытков в таких случаях.

Особенности оформления акта приёма-передачи в нетипичных случаях

Мы рассмотрели составление передаточного акта в случае прямой отгрузки от продавца покупателю на территории одной из сторон. Если в процессе доставки задействовано третье лицо, оно также становится заинтересованной стороной.

Документы на передачу товара, хранящегося на складе сторонней организации, заполняются в тройном экземпляре: для поставщика, заказчика и собственника складского помещения. Дополнительные копии актов могут потребоваться фирме-перевозчику, охранному предприятию, нанятому для сопровождения транспортировки, и т.д.

Отдельный вопрос – сдача продукции на ответственное хранение. В этом случае в качестве акта приёма-передачи товара оформляется документ на унифицированном бланке МХ-1, который подписывается двумя сторонами: собственником груза и принимающей организацией. Основанием для помещения товара на сторонний склад является договор ответственного хранения, определяющий количество и стоимость передаваемой продукции, число поставок и прочие условия.

Законодательство не предъявляет требований к наличию передаточного акта, если есть подписанная сторонами накладная на товар, однако этот документ при возникновении спорных ситуаций имеет юридическую силу в суде.

Акт приема передачи при смене директора образец

Акт приема передачи документов образец

При увольнении простого сотрудника организации как мы знаем, достаточно просто написать заявление по собственному желанию, отработать две недели и получить полный расчет с документами, касающимися трудовой деятельности на предприятии.

Руководитель предприятия тоже человек, который может, как сам захотеть уйти с работы, так и быть уволен по решению собрания учредителя, единоличного собственника или приказу вышестоящих организаций.

Кроме всех причин, оговоренных ст. 77 ТК РФ, когда директор может уволиться, законодатель в ст.278 ТК РФ рассматривает дополнительные основания, прекращения действия трудового договора с руководителем предприятия.

На директора предприятия возложена ответственность за ведение бухгалтерского учета хозяйственной деятельности организации, которой он управляет.

Руководитель является материально – ответственным лицом.

Согласно Приказу Министерства финансов РФ № 119н от 28.12.01 г., при смене материально ответственных лиц должна быть проведена инвентаризация.

Поэтому, для того, чтобы уволиться необходимо, провести ряд процедур по передаче всех документов и материальных ценностей, которые находятся в его ведение.

Хотя, в законах о деятельности коммерческих организаций не оговаривается необходимость передачи дел, однако это не освобождает увольняемого руководителя документально оформить передачу дел.

Директору до момента ухода с работы необходимо передать печать, документы, отчетность, материальные ценности, находящиеся в кабинете своему правопреемнику, либо лицу, назначенному по приказу.

Порядок передачи дел при смене руководства на законодательной основе определен только для бюджетных организаций. Все остальные предприятия, любых видов собственности определяют это самостоятельно, разрабатывая специальное положение или издав соответствующий приказ.

В конечном итоге оформляется акт приема-передачи дел от увольняющегося директора вновь назначенному, или уполномоченному представителю предприятия.

Согласно Приказу № 34н Минфина РФ от 29.07.1998 года, вся документация, которая непосредственно связана с осуществлением денежных операций, в обязательном порядке должна быть завизирована руководителем предприятия (директором) и главным бухгалтером, либо уполномоченными лицами (обычно заместители).

Подпись должностного лица является неотъемлемым реквизитом любого официального документа, тем более, когда речь идет о денежных средствах.

Не всегда руководитель и главный бухгалтер могут поставить подпись собственноручно.

Как любой человек, они могут быть: на больничном листе, в отпуске, командировке и отсутствовать по другим причинам.

По согласованию с главным бухгалтером, директором обычно утверждается перечень лиц, имеющих право подписи учетных документов.

Оформляется право подписи:

  • приказом, если уполномоченные лица являются работниками этого предприятия.

В приказе указывается занимаемая должность работников, полностью фамилия, имя, отчество и дата с которой им предоставляется право подписывать финансовые и другие документы от лица руководителя;

  • генеральной доверенностью, заверенной нотариально.

Доверенность на право подписи может быть передана лицу, которое не связано трудовыми отношениями с данным предприятием.

Действительной доверенность считается лишь выданная генеральным директором либо учредителем данной организации.

При оформлении доверенности указывается срок ее действия и передаваемые полномочия.

Что делать, если меняются должностные лица

При смене должностных лиц, когда есть протокол собрания учредителей, издан приказ, в первую очередь необходимо уведомить контролирующие органы (налоговую инспекцию) и банк, обслуживающий предприятие.

Для этого пишется нотариально заверенное заявление о том, что должностное лицо, имеющее право подписи меняется на основании приложенного документа.

К заявлению прикладывают приказ об увольнении, решение владельца предприятия или протокол общего собрания акционеров.

После этого издается приказ по предприятию о создании комиссии для проведения инвентаризации и приема – передачи документация от увольняющегося должностного лица.

Если уже есть новый кандидат на освобождающуюся должность, дела передаются ему.

В том случае, когда вакансия остается свободной, по приказу назначается сотрудник предприятия, который примет документы до назначения на должность нового руководителя.

Если есть возможность пригласить независимого аудитора – это будет лучшим решением вопроса, что не помешает в последующем при проверке контролирующими органами.

Если новый директор будет назначен позже, назначенный по приказу для приема документов сотрудник предприятия также по акту передаст хранящиеся у него документы.

Когда увольняется главный бухгалтер, все дела и документы также по акту передачи имеет право принять непосредственно руководитель предприятия.

Утвержденной формы проведения самой процедуры передачи дел нет.

Производится она произвольно, но должна быть оформлено письменно.

Акт составляется обычно в двух экземплярах.

Один экземпляр остается на предприятие для нового руководителя, второй отдается бывшему директору на руки.

Бывшему руководителю акт нужен для того, чтобы в случае возникновения в последующем претензий по поводу документации, ним сданной не возникало никаких вопросов и разногласий.

Если в процессе инвентаризации или передачи документов выявляются нарушения, это фиксируется документально в акте и должностное лицо пишет объяснительную записку по факту недочетов и замечаний.

В том случае, когда обнаружено, что документов или материальных ценностей, которые числились на руководителе, и он за них материально отвечает не достает, то есть, просто нет в наличии, ставятся в известность правоохранительные органы и далее передача документации происходит в присутствии их представителя, включенного в комиссию.

При выявленных существенных нарушениях к ответственности не может быть привлечен вновь назначенный руководитель или главный бухгалтер.

По закону отвечать будет директор, во время руководства которого были допущены нарушения.

Акт приема – передачи дел при смене должностных лиц условно делится на три части.

1. Вводная часть.

В ней указывается место и время, когда проводится процесс передачи документации.

Полное название предприятия (организации, учреждения, фирмы, сообщества).

Фамилия, имя, отчество, учредителя или председателя комиссии, и ее членов с наименованием занимаемых должностей.

2. Описательная часть.

Здесь перечисляются все документы, которые передаются с указанием количества листов каждого вида документа.

3. Заключительная часть.

Содержит указание всех выявленных недочетов, нарушений, перечисление недостающих документов.

После текстовой части перечисляются фамилии всех присутствующих при передаче документов членов комиссии во главе с ее председателем, ставятся их подписи и закрепляются печатью организации.

В том случае, если документы передается непосредственно вновь назначенному руководителю, ставятся подписи бывшего и нового директора (или главного бухгалтера, когда меняется бухгалтер).

На подписи ставят печать предприятия.

АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ

при смене директора

г. Козельск, Калужская область «25 » октября 2016года

В связи с принятием учредителем ООО «Пегас» «25» сентября 2016 года решения об увольнении с должности директора предприятия Мальцева И. А. и назначении на должность директора предприятия Волкова И.Р.,

комиссия в составе:

Председатель комиссии: старший инспектор отдела кадров Беляева И.П.

Члены комиссии: главный бухгалтер Шевелева И.А.

юрисконсульт Дубров П.Н.

увольняемого директора предприятия Мальцева И.А.,

вновь назначенного директора предприятия Волкова И.Р.

составила настоящий Акт о том, что Мальцев И. А. передал, а Волков И.Р. принял документацию, находящуюся у директора.

При приеме – передаче дел установлено:

Мальцева И. А. передал, а Волков И.Р. принял:

  1. Оригиналы учредительных документов (10 л.);
  2. Оригиналы банковских документов (10 л.);
  3. Оригиналы свидетельств о праве собственности, договоры (5&л.);
  4. Оригиналы лицензий (5л.);
  5. Печать организации (1шт.);
  6. Штамп (1шт.);
  7. Бланки (500 экз.);
  8. Ключи от кабинета, сейфа (4шт.);
  9. Оргтехника (1 компьютер).

Председатель комиссии: подпись Беляева И.П.

Члены комиссии: подпись Шевелева И.А.

подпись Дубров П.Н.

Присутствовали: подпись Мальцев И. А.

подпись Волков И.Р.

Кого и как уведомить о смене ответственных лиц

В течение трех дней после того, как произошли изменения и один из должностных лиц (директор, главный бухгалтер) уволились, а на их место пришли новые ответственные лица, необходимо заявить в ФНС о произошедших изменениях руководящего состава предприятия для внесения изменений в Единый государственный реестр юридических лиц.

С 2014 года документы принимаются как от прежнего руководителя, так и от нового.

Документы можно направить по почте заказным письмом, либо в электронном виде, через нотариуса.

В результате новый руководитель получит выписку из реестра ЕГРЮЛ и свидетельство о внесенных изменениях.

Прежде всего, необходимо уведомить банк, в котором открыт расчетный счет организации.

В банк представляют следующие документы:

  • свидетельство о внесении изменений в ЕГРЮЛ;
  • выписку из единого реестра;
  • протокол о назначении нового директора собранием учредителей или приказ о вступлении в должность руководителя предприятия;

В некоторых случаях банки требуют дополнительные документы:

На основании поданных документов и образца подписи вступившего в должность руководителя (главного бухгалтера) заверяется банковская карточка с подписью нового директора.

Уведомлять иные государственные организации и фонды нет необходимости.

Здесь на помощь приходит всемирная сеть Интернета.

Информация о смене руководителя поступает электронной почтой, посредством службы одного окна.

Оформление акта приема-передачи документов

Акт приема-передачи документов составляется в основном при назначении на определенную должность другого лица, увольнении, ликвидации предприятия или филиала, структурного подразделения. Документы могут передаваться для проверки в налоговые органы, сдаваться в архив, существует много ситуаций, в которых может понадобиться составление акта.

Чтобы избежать дальнейших недоразумений, акт приема-передачи должен составляться как можно тщательнее. Все папки прошивают, на обратной стороне указывается количество листов, связывают при необходимости. Только после подготовки документов составляют акт, так как более удобно пересчитывать скомпонованные документы.

Проще всего распечатать пустой бланк акта, записать в нем названия и количество документов, пересчитать их несколько раз, а потом распечатать на чистовике.

Как правильно сложить документацию?

Если планируется передача бухгалтерских документов, то, стоит объединить главные книги за несколько лет, отдельно оборотные ведомости, кассовые книги, так же и квартальные отчеты, прочее. Кадровые документы компонуют, объединяя личные дела, карточки по заработной плате и остальные таким же способом. Нужно компоновать не по периоду (годам, кварталам), а по наименованию документов, дел.

Образец акта приема-передачи документации другому лицу можно скачать внизу статьи.

Другие образцы передаточных актов:

В шапке акта приема-передачи указывается название акта и дата, место его составления, бланк утверждается печатью и подписью руководителя. Далее, прописываются должности, фамилии, имена и отчества сторон, которые передают.

Лиц, участвующих в передаче, может быть как два, так и несколько, тогда их перечисляют списком (члены комиссии). Сторонами могут быть как физические, так и юридические лица, которых представляет должностное лицо по доверенности или другим основаниям.

Основная часть акта приема-передачи состоит из самого перечня, который чаще всего оформляется в виде таблицы. Каждая строка должна быть пронумерованной, указывается количество листов или папок. В отдельной графе пишут, за какие годы собраны документы в перечне. Пустую графу нужно оставить для примечаний, там уточняются недостающие папки и данные, прочие нюансы.

В итоговой части передаточного акта проставляются подписи тех, кто принял и передал документы, а также лица, составившего акт. Члены комиссии по передаче тоже подписывают акт приема-передачи, он удостоверяется печатью.

Сколько экземпляров нужно?

Акт приема-передачи дел и документов другому лицу может составляться как в двух, так и в нескольких экземплярах, один из которых обязательно должен остаться у лица, передающего документацию.

Акт приема-передачи документов другому лицу образец — скачать.

Добавить комментарий

+ 39 = 49